在阅读这篇文章之前，请先回想一下，你平时都是怎么开会的？
“为了通过一些重要的决议，把太多人员聚集到大会议室里，每个人都收到一堆读不完的资料。开会时，发言的只有少数几个人，通常是位高权重的leader。经过一番讨论之后，还是无法做出决定，只能留待下次再议……”
日本管理专家佐藤将之在《贝佐斯如何开会》一书中讲到，这是大多数企业都存在的问题。业务数量的增加必然会导致项目数量的增加，总有无数项目在同时推进，决定这些项目命运的关键就是各种会议。会议内容被快速、高效落实，项目才有可能成功。
关于高效开会这件事，字节跳动的不同团队也做过一些思考与实践。如何更好地开会？字节跳动特色的开会文化是什么？这些是大家一同关心并探索的问题。
自下而上改写规则
这件事情确实需要通过开一场会来推进吗？这是每一个会议组织者首先应该问自己的问题。
● 不要把开会作为展示自己工作的场合，开会的第一优先级是解决问题；
● 减少信息传达类会议；
● 一个文档或电话就能解决的问题，就无需一场会议。
如果一场会议是一定要进行的，那么该如何让会议的过程变得更科学，体验更好？不少ByteDancer都在这个问题上不断探索。
激励增长研发团队的阿泽在工作中需要跟很多产品经理打交道，开会也就成了越来越占据时间的一项工作。她自行拟定了一个《开会公约》，供团队内部和那些需要经常对接开会的人查阅。
《公约》不长，但每一条都是清晰、可行的建议。比如阿泽建议：
● 不要发生14:30开会14:15拉群的情况；
● 不要在午晚餐时间约会，尽量让大家安心把饭吃好、劳逸结合；
● 应当在群内明确本次会议的必须参与人，必须参与人如无法参加提供一个新的人选；
● 尽量不要在一个会议中途临时把人call上来，很可能打断对方手头的工作和时间安排，也无法了解到会议的上下文；
● 尽可能减少会议人数，比如一个技术方案评审会，其实不需要超过10个人。
改变真的在发生。团队中的人不断在最初文档的基础上进行补充，大家也十分认同这些原则。
● 虽然看上去日程很满，但不得不参加的会的确不多；
● 对于偏题的讨论主持人和其他在场人员要勇于制止；
● 会议TODO要有持续跟踪，直到完成为止。
慢慢地，在这个研发团队内部，一些好的开会习惯正在被养成。她发觉，无效沟通在变少，坦诚清晰的共识越来越多。高效的开会方式正在改变团队的文化：随着会议变得高效，更多人会把时间放在如何实实在在完成工作上面。
一些变化也在不同的团队内慢慢发生。淼淼新接管了一个100多人的团队，对她而言，在开会这件事上的首要工作就是减少周会的次数。很多情形是，例会上要讨论的事项只需通过一个文档、一个TODO或一个电话就可以完成。更重要的是，她希望每一位团队成员都能自己找到解决问题的方法并且大胆决策。
现实也证明，这样的改变发生后，团队比之前更高效运转了。
幸运的是，这个问题有很容易的解决方法。学会授权他人，让员工自己去找问题的解决方法。只邀请最关键的人参加会议。而且，要确保所有参会者知道会议的目的。会议的最终的目的应该是作出一项决定。
从产品层面改变开会
除了ByteDancer的自发探索之外，从产品层面上看，飞书也在不断寻找让开会变得更高效的办法。
● 会议的默认时间由1小时变成了30分钟；希望大家能把更多的充分准备放在会前；
● 在视频会议的界面提供虚拟背景、头像等可选功能，提升大家对会议的专注度；
而更根本的变革，发生在会议方式上。在经过多次迭代完善后，飞书团队内确定了基于飞书文档的阅读+评论的开会方法，称为 “飞阅会”，且逐渐推广到整个字节跳动。
● 用文档推进会议，无文档不开会；
● 会议前15分钟，所有人先阅读，评论自己的疑问；
● 针对文档内的评论进行逐条探讨，当场解决问题；
● 会后明确下一步行动和预期时间。
飞阅会本质上是为了提高开会效率而存在的，是以文档来驱动工作推进的，要求组织者会前必须准备好相关会议文档，通过对文档结构的梳理，组织者自然而然地将关键信息整合到一起，有效地给与会者提供全局的前后线索，使会中产生更多的思维碰撞。
在余思看来，文档作为基础有一个重要保障，就是开会前一定会有一个人想要思考，甚至需要形成一些体系化的思路。“这也是字节不太一样的地方。文档开会文档促进了思考。”
会前邀约，提前知会所有参会人
飞阅会上没有个人演讲，它采用“先阅读后讨论”的模式，以评论代替发散的表达，加强发言思考深度。所有讨论基于评论信息展开，讨论聚焦并充分延展。在飞阅会中，参会人员自由地以评论的形式“并行发言”，飞阅会让所有人同时“发言”成为现实。
会议结束后，团队内部达成一致，记录待办和成员分工，结果都沉淀在文档中，进度可追踪控制，会后可有效执行。这相比传统会议往往没有明确结论和有效待办，又一次提高了效率。
事实证明，高质量的会议资料和默读时间有助于避免无谓的提问。
飞阅会在字节管理层的双月会上流行起来。余思觉得这个理念值得推广，不仅因为阅读吸收的效率更高，也因为它更利于那些内向同学的表达。
为什么我们鼓励打开摄像头？
毫无疑问，相比线上会议，当大家坐在一起面对面交流时，所有人都会更容易专注于会议本身，从而产出更多有效的讨论，更快做出决策。
但在字节跳动，跨地区和文化地协作导致其线上会议占据大部分。线上会议的好处显而易见，它不受时空限制，高效便捷。但同时缺点也暴露出来：因为藏在电脑后面，在会上开小差的人也不在少数。
因此，找到能让线上会议变得像面对面开会一样高质量的办法也是ByteDancer一直在努力的。张一鸣也曾经鼓励希望各个团队都找出远程办公的最佳实践。
很快，越来越多的同学开始有了这样的共识——打开摄像头。
● 看到对方的样子，能更快地拉近同事之间的距离，建立信任；
● 看到彼此，有助于更快决策，也让人更能专注在会议本身；
● 你的行动会影响越来越多的人。
来自国际化视频团队的婧婧表示，“不开摄像头的视频会议上，有些交流是缺失的，很多东西会被误解误读。”
在会议中经常会遇到这样的情况：明明一直在讨论，却很难就某个问题达成一致或者输出有效的结论。会越开越长，有价值的信息却越来越少。线上会议比线下的更容易出现上述情形。
之所以会这样，是因为相比面对面的交流，线上会议能够传递出的信息元素更为局限。在线下沟通中，眼神、表情、肢体语言都能帮助我们更好地传达自己的意思。沟通越直观，对于决策的帮助就越大。
设计团队的阿斌解决这一问题的方案是，要求大家打开摄像头，并且进行优先级PK，“如果不开摄像头，会显得你不太在乎。我的状态、我的表达是可以通过摄像头传递出去的。”
对于这些同学而言，开摄像头既是为了会议更高效，也意味着对自我的高要求。开摄像就代表着TA只能专心开会而非同时做其它事。
不同同学的眼中有不同的字节开会文化。绍峰从数据维度感知到，字节的即时会议比预约会议更多，这说明大家更追求结果而非形式；阿泽认为这里的会议更加务实，很多大公司推崇的PPT汇报、邀功会在字节内非常少。
但就好像余思说的，开会本质上是一个如何更高效完成工作的手段而已。一个好的开会文化背后一定是好的、能让同学更好工作的文化，对高效开会的极致追求应该是组织里每个人都明确自己的目标和自己能够为这个目标做什么。
“没有完美的会议状态”，但是对于每个个体而言，弄清楚在达成目标的过程中自己扮演的角色，跟制定标准、寻找工具高效开会同样重要。
没有什么开会方法是绝对正确的。一家公司的成长靠的是员工们结合以往工作积累的经验、在书本上学习到的知识、口口相传的信息，不断研究工作方法、公司制度、企业架构的最佳模式，并通过实践进行取舍。