00-1010公文作为一种格式规范、结构严谨的特殊语言，对很多写作细节都有详细的标准规定。根据它们的类别，这些规定可以大致分为定性和定量两类。笔者通过对《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)(以下简称《格式》)等文件的整理，对公文格式中的一些量化规定进行了归纳和提炼，希望能为广大办公室写作者提供一些参考。
一、字号“234”
在一份官方文件中，大多数人都知道文本使用了3号宋体字体。但是公文中除了主体之外，还有很多元素，它们的字体大小也不一样，所以在制作公文时很容易误用字体的种类和大小。事实上，《格式》明确规定了公文各要素的字体大小和类型(因为《格式》没有明确规定“发证机关标志”的字体大小，本文就不做分析)。通过分析，不难找到结构完整的文档。字体大概有6种，字号一般只有三种，分别是2号、3号、4号，文档字号详见下表：
所以我们只需要记住特例，就可以一次性整理出公文格式中不同元素的字体大小。通过观察上表不难发现，在一份公文中，除了2号字体的标题、版本注释(复印机关、签发机关、签发日期)和4号字体的页码外，其他文字一般使用3号字体。这样就很容易区分不同元素的字体大小，从而保证公文中的字体大小不会出现错误。
二、页边距大小“5678”
一些初入办公室工作的年轻人在起草正式文件时，往往会通过创建一个新的word文档来开始起草文件。事实上，word文档中的默认边距大小与《格式》的要求相差甚远。所以在起草正式文件时，我个人建议先调整页边距。按照《格式》的要求，公文用的是GB/T 148规定的A4型纸，成品尺寸为210mm297 mm，同时《格式》要求：公文纸顶部(顶白边)为37mm1mm，公文纸开口(左白边)为28mm1mm，芯部尺寸为156 mm225 mm因此， 可以很容易地计算出，公文纸的下白边为35 mm1mm，右白边为26 mm1mm，四条白边的尺寸从下白边开始逆时针读取，分别为35mm、26mm、37mm和28 mm。 四边尾数刚好是“5678”，这样计数就容易多了。所以在起草公文时，首先要在word的“页面设置”中选择“页边距”选项卡，将页边距改为“上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米”，即可以准确固定公文的页边距。
三、文字磅数“29，35”
在实践中，我经常发现很多同事对公文的行距不太了解，26磅、27磅、28磅的行距经常出现在公文正文中。究其原因，一方面《格式》没有对行距做平实直白的规定；另一方面，虽然《格式》规定“一般每边22行，每行28个字，而且是满页居中”，但也有同事没有正确设置页边距大小，导致了不同类型的行距。其实《格式》明确指出，一行是指一个汉字的高度加上3号汉字高度的7/8的距离。三号字的高度约为5.54 mm，加上三号汉字高度的7/8的距离，那么一行约为10.39mm，一磅约为0.353 mm换算成Word文档中的点数值，三号字在主体中的行距为29.4点，约为29点。同样，公文标题中2号字的高度约为7.7毫米，加上3号汉字高度的7/8，一行约为12.54毫米，换算成Word中的35.5磅，可以取35磅。通过实验，我们将主体中3号字的行距设置为29磅，结果正好符合《格式》“一般每边22行，每行28个字，充满布局”的要求，证明主体中3号字的行距为29磅，并且
除了文字、符号和数字，官方文件中很容易忽略分界线。完整的文档格式有两种分割线，一种是页眉分割线，另一种是备注分割线，这两种分割线分别把正文和页眉、正文和页面的分数分开。其中《格式》明确规定了版本注释中的分割线，要求版本注释中的分割线与版本中心等宽，第一分割线和最后分割线应为粗线(推荐高度为0.35mm)，中间分割线应为细线(推荐高度为0.25mm)。因此，画出分割线后，将分割线的宽度设置为15.6cm，可以满足与版心等宽的要求。此外，由于0.35毫米和0.25毫米在换算成磅后分别为1磅和0.7磅，因此《格式》推荐的两种分割线的高度可以通过将分割线的厚度设置为1磅和0.7磅来获得。
除了上面提到的相关数字外，文件中还有一些关于数字的规定，如“页首分割线位于文号下方4毫米的中心”、“页码左右线距页中心下缘7毫米”，这里不再说明。
不可否认的是，除了上面提到的一些定量规定之外，公文格式中还有很多定性和详细的规定。文件编写人员需要牢记，在文件编写中要仔细区分，确保文件格式符合《格式》等相关规定的要求，从而提高文件的质量和水平。