atitit.Sealink2000国际海运信息管理系统

atitit.Sealink2000国际海运信息管理系统

操作手册

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

目录

 

第一章 使用说明

 

第一节 系统登录

 

双击桌面的系统执行程序图标，进入选择数据库的对话框，如图1－1所示。选择相应的数据库后，点击【OK】按钮或在所选数据库上双击，进入登录身份校验对话框，如图1－2所示，输入正确的用户名和口令后，点击【OK】按钮，即可进入此系统。

 

 

图1－1【进入数据库选择】对话框

 

 

图1－2【登录】对话框

 

 

第二节 功能模块介绍

 

1.2.1 基础数据

在系统的『Basic Data』菜单下面的，都是系统基础数据方面的功能设置菜单。主要是系统关于公共的、需要规范的数据的维护。

1.2.2 系统设置

在系统的『System』菜单下面的，都是系统基础设置方面的功能设置菜单。主要是系统关于公共的、需要规范的设置的数据的维护。

1.2.3 业务操作

在系统的『Business』菜单下面的，都是系统业务操作方面的功能操作菜单。主要是完成关于业务操作方面的操作。

1.2.4 财务操作

在系统的『Arp』菜单下面的，都是系统业务操作方面的功能操作菜单。主要是完成关于财务操作方面的操作。

1.2.5 财务报表

在系统的『ArpReport』菜单下面的，都是系统财务报表方面的报表操作菜单。主要是完成关于财务查询、统计方面的操作。

1.2.6 帮助

在系统的『Help』菜单下面的，都是系统其他方面的菜单。主要是系统版本等参考信息的公告。

 

第三节 常用菜单介绍

 

1.3.1 菜单说明

菜单	菜单功能简要说明	简易版	标准版	企业版	服务扩展功能
Business(业务操作)	业务操作类菜单
B/L List (单据列表)	所有委托单列表(列表形式列出委托单、单证内容)	√	△	*
Booking(委托单、单据)	委托单编辑、单据编辑	√	△	*
Ocean Freight Selling(海运费应收费用)	编辑应收海运费	*
Ocean Freight Costing(海运费应付费用)	编辑应付海运费	*
Local Charge Selling (操作费应收费用)	编辑应收操作费	*
Local Charge Costing(操作费应付费用)	编辑应付操作费	*
Special Freight(代理费自动分帐、佣金自动计算)	编辑佣金、代理费用/多方分帐系统	*
Freight(海运费应收、付费用)	编辑应收、应付海运费用	△	*
Local Charge(操作费应收、付费用)	编辑应收、应付操作费用	△	*
Container Load Plan(装箱计划)	编辑装箱信息	√	△	*
Freight Allocation(拼箱费用分摊)	分摊自拼箱成本	△	*
B/L Accessories(核销单等单据管理)	核销单、手册等单据流装管理	*
B/L Accessories List(核销单管理列表：登记/跟踪/放单)	核销单、手册等单据资料列表	*
Customer Service(客服)	委托单、单据等客服资料汇总查询	★
B/L Status List(提单状态管理列表：登记/跟踪)	业务操作状态跟踪列表	*
B/L Status(提单状态)	业务操作状态跟踪	*
Cargo Space(当前航次舱位及时查询)	当前航次订舱情况查询	★
Change Voyage(装船操作)	批量修改转船航次/更新二程	★
ARP(财务操作)	财务操作类菜单
Unaudited B/L List (未审核提单列表)	查询所有没有审核的提单	△	*
Freight Audit(费用审核)	审核费用	△	*
Invoice List (发票列表：发票打印状态/发票核销状态)	所有发票数据、状态列表	△	*
Invoice Book(发票本管理)	多本发票号码管理	★
Invoice(发票制作)	编辑发票	△	*
AR Invoice Manage(发票开具申请单)	应收发票开票申请(适合二代向一代申请开发票用)	★
AR Invoice List(发票开具申请单列表)	发票开票申请单资料、状态列表	★
Receipt Waste Book(实收款登记)	编辑实收款单据(水单)	△	*
Receipt Waste Book List(实收款登记：跟踪/核销状态)	实收款水单列表	△	*
Receipt Waste Book Match(实收款匹配应收款)	实收款数据匹配应收款数据(一般为出纳工作)	△	*
Refund(退款操作)
Receipt Waste Book Trace(实收款跟踪)	实收款水单核销状态、历史跟踪	△	*
Payment Request(付款申请)	编辑付款申请	△	*
Confirm Payment Request(批复付款申请)	对付款申请单进行批复	△	*
Unpaid AP Bill List(未付款帐单)	查询付款申请单状态情况	△	*
Payment(付款)	付款操作(一般为出纳工作)	△	*
Payment List(付款列表)	付款信息、状态列表	△	*
Payment Waste Book List(实付款列表)	实付款水单列表	△	*
Payment Waste Book Trace(实付款跟踪)	实付款水单核销状态、历史跟踪	△	*
Receipt Strike(收款核销)	收款核销(一般为财务工作)	△	*
Receipt Strike List(收款核销列表)	收款核销信息、状态汇总列表	△	*
Payment Strike(付款核销)	付款核销(一般为财务工作)	△	*
Payment Strike List(付款核销列表)	付款核销信息、状态汇总列表	△	*
ARPReport(财务报表)
Receipt In Advance Trace(预收款跟踪报表)	预收款跟踪报表	★
AR Statement(应收款状态报表)	应收款状态报表	*
AR Statistics(应收款统计报表)	应收款统计报表	△	*
AR Aging Schedule(应收款帐龄报表)	应收款帐龄报表	★
AR Balance(应收款余额报表)	应收款余额报表	△	*
AR Strike Balance(应收款核销报表)	应收款核销报表	△	*
Payment Strike Statement(应付款核销状态报表)	应付款核销状态报表	△	*
Prepaid Trace(预付款跟踪报表)	预付款跟踪报表	*
AP Statement(应付款状态报表)	应付款状态报表	*
AP Statistics(应付款统计报表)	应付款统计报表	△	*
AP Aging Schedule(应付款帐龄报表)	应付款帐龄报表	★
AP Balance(应付款余额报表)	应付款余额报表	△	*
AP Strike Balance(应付款核销报表)	应付款核销报表	△	*
ARP Profit(利润统计分析报表)	利润统计分析报表	△	*
Basic Data(基础数据)
Ports(港口维护)	港口维护	√	△	*
Ships(船名维护)	船名维护	√	△	*
Vessel/Voyage(航次维护)	航次维护	√	△	*
Line Definition(航线维护)	航线维护	△	*
Service Definition(船东航线代码维护)	船东航线代码维护	*
Currencies(币种维护)	币种维护	△	*
Freight Definition(费用维护)	费用维护	△	*
Banks(银行维护)	银行维护	△	*
Bank Accounts(帐户维护)	帐户维护	△	*
Financial Company(财务公司维护)	财务公司维护
Offices(办事处、代理维护)	办事处、代理维护	√	△	*
Users(用户维护)	用户维护	√	△	*
User List(用户列表)	客户列表	√	△	*
Customer List(客户列表)	客户联系人维护	√	△	*
Customer Contact List(客户联系人维护)	客户联系人维护	√	△	*
Customer Maintenance(客户资料维护)	客户资料维护	√	△	*
Customer Mergence(客户合并维护)	客户合并维护	★
Container Definition(集装箱数据维护)	集装箱数据维护	√	△	*
Dictionary(数据字典维护)	数据字典维护	√	△	*
BL Number Rule(单据号码规则维护)	单据号码规则维护
Counter Rule(号码计数器)	号码计数器
Input Check(强制输入维护)	强制输入维护	√	△	*
Refresh Basic Data(基础数据刷新)	基础数据刷新	√	△	*
System(财务报表)
Enterprise Profiles(企业级设置)	企业级设置	√	△	*
Office Profiles(分支机构、办事处级设置)	分支机构、办事处级设置	√	△	*
User Profiles(用户个人设置)	用户个人设置	√	△	*
Rights Profiles(基础数据修改办事处授权)	基础数据修改办事处授权	√	△	*
Default Profiles(企业级默认设置)	企业级默认设置	√	△	*
Permissions(用户授权设置)	用户授权设置	√	△	*
Audit(系统日志)	系统日志	√	△	*

 

第二章 基础设置

 

这部分内容涉及的是整个系统的基础，所以是很重要的部分。该部分分为“基础数据”和“系统配置”两方面的内容。涉及的菜单分别是『Basic Data』和『System』。在『Basic Data』中维护港口、船名航次、客户等的公共数据，在『System』中设置系统的配置参数以及人员权限分配。

 

第一节 基础数据

 

2.1.1 港口维护

进入路径：『Basic Data』    『Port Voyage & Line』    『Ports』

⊙新增港口：进入后点击编辑对话框的【Add】按钮，编辑框所有数据项清空待输入。在

☆ [Port ID]中输入港口的代码(五位标准代码)

☆[Port Code]输入港口的三字代码

☆[Port Name]输入港口的英文名称

☆[Port Native]输入港口的中文名称

☆[Country]输入港口所在国家，其他的信息可以酌情输入。其他的信息：

[State]港口所在州省、[Port Type]港口类型(IP：Inland Port内陆港；BP：Basic Port基本港)、[Zip Code]港口所在地邮编、[Timezone]港口所在地时区、[Latitude/Longitude]港口所在地经纬度。输入必要的信息后，点击【Check】按钮检查一下是否该港口已经存在了，然后【Save】按钮即可。

 

 

图2.1.1-1【港口维护界面】

 

⊙现有港口维护：关闭编辑匡。在列表区中选择欲编辑的港口，或者在界面的右上区的“快速查询匡”中输入港口名系统即可自动定位该港口，然后选中相应的港口双击即可进入维护匡。在维护匡中，如果该对应港口已经被使用，[Port ID]将不允许被修改。

⊙删除港口记录：在港口列表中选中相应的记录，然后点击【Delete】按钮。系统弹出删除警示对话框，如图2.1.1-2。点击【Yes】按钮，系统将执行删除任务。如果该港口已经被使用了，系统将不允许该记录被删除。

 

 

图2.1.1-2【港口删除警示界面】

 

2.1.2 船舶维护

进入路径：『Basic Data』    『Port Voyage & Line』    『Ships』

⊙新增船名：进入后点击菜单栏的【Add】按钮，系统在列表的底部增加一条空白的记录，直接在[Ship Name]中输入船舶名称，鼠标移动到[Description]，系统自动将船名写到该列，如果有必要，可以修改，然后在[Carrier]中选择输入船公司，输入必要的信息后，点击【Check】按钮检查一下是否该船名已经存在了，然后【Save】按钮即可。如果添加的船名在系统中没有对应船公司，必须先要添加一个客户类型为“CARR”的客户资料记录，具体的操作方式，您可以参考本手册“2.1.14 客户资料维护”部分。

 

 

图2.1.2-1【船名维护界面】

 

⊙维护船舶规范：选择预维护的船舶名称，然后双击该记录，在弹出的界面中可以维护船舶的规范，如图2.1.2－2。

 

 

图2.1.2-2【船舶规范维护界面】

 

⊙删除船名记录：在船名列表中选中相应的记录，然后点击【Delete】按钮。系统弹出删除警示对话框，如图2.1.1-2。点击【Yes】按钮，系统将执行删除任务。如果该船名已经被使用了，系统将不允许该记录被删除。

 

2.1.3 航次维护

进入路径：『Basic Data』    『Port Voyage & Line』    『Vessel/Voyage』

⊙新增航次：在此界面的左边的树状结构区中，显示了当前所有的已经维护好的航次结构。根据在船舶维护中维护的船名和船东的对应关系，在界面的左侧找到对应船东，点击船东名字前面的“+”号，然后展开其下所挂船名，用鼠标选中预维护航次的船舶，点击功能按钮工具栏的【Add】按钮，出现如图2.1.3-1所示初始化界面。

 

 

图2.1.3-1【航次维护初始化界面】

 

在

☆[Voy No.]中输入航次代码

☆[Start Date]航次开始日期(可以就输入ETD对应的时间)

[Description]输入航次描述(选输)，然后点击【Save】按钮保存即可。在界面右下角的“航次列表”区中选中刚才添加的航次，即可显示维护的信息。如图2.1.3-2所示。

 

 

图2.1.3-2【航次信息查看界面】

 

注意：以下关于航次对应的挂靠港口信息，可以选择性维护，或是不进行维护。

 

在左边航次树状结构显示区中选中刚才维护的航次——071E，然后点击【Add】按钮，出现如图2.1.3-3所示初始化界面。

 

 

图2.1.3-3【航次挂靠港口信息维护初始化界面】

 

在

☆[Port]中输入航次挂靠的港口(公司所在港口，如SHANGHAI)

☆[ETA]航次抵达日期(可以就输入ETD的前一天)

☆[ETD]输入航次抵达该港口的时间

[Cut Date]为截关日期，系统会自动按照ETD的时间往前推一天填入

[Remark]为备注信息。

然后点击【Save】按钮保存即可。如图2.1.3-4。

同样的，可以维护该航次上沿线挂靠的多个港口的资料情况。

 

 

图2.1.3-4【航次挂靠港口信息维护初始化界面】

 

⊙删除航次记录：在界面左侧的树状列表中选中相应的航次记录，查看其下是否还挂有对应的港口资料。如果有，需要在右下角的港口列表区中，先将港口记录全部删除。用鼠标选中港口记录，然后点击【Delete】按钮即可。如果该记录已经被使用，系统将不允许该记录被删除。在删除航次之前，必须删除所有的港口记录。

在界面左侧的树状列表中选中相应航次的船名，在界面右下角列表区域中将会列出该船名所有的航次，在列表区中选中相应的航次记录，点击【Delete】按钮即可。如果该记录已经被删除，系统将不允许该记录被删除。

⊙关于【EDIT】按钮：在这个界面中，【Edit】按钮的下属菜单是根据鼠标所在的位置来变化的。当鼠标选中某船东的时候，点击【Edit】按钮，其下拉菜单是【Add Ship】/【Save Ship】/【Delete Ship】/【Undo Ship】；当鼠标选中某船名的时候，点击【Edit】按钮，其下拉菜单是【Add Voyage】/【Save Voyage】/【Delete Voyage】/【Undo Voyage】；当鼠标选中某航次的时候，点击【Edit】按钮，其下拉菜单是【Add VoyageDetail】/【Save VoyageDetail】/【Delete VoyageDetail】/【Undo VoyDetail】/【Copy Voyage】/【Delete Voyage】。

 

2.1.4 航线维护

进入路径：『Basic Data』    『Port Voyage & Line』    『Line Definition』

⊙新增航线：进入后，点击工具栏的【Add】按钮，在航线列表的最末尾中新增加一空白行待输入。如图图2.1.4-1 所示。

 

 

图2.1.4-1【新增航线维护初始化界面】

 

☆[ALIAS]输入航线代码

[DESCRIPTION]输入航线描述。

编辑完整后点击【Save】保存即可。如图2.1.4-2。

 

 

图2.1.4-2【航线界面】

 

⊙删除航线记录：在界面右侧的列表中选中相应的航线记录，然后点击【Delete】按钮即可。如果该记录已经被使用，系统将不允许该记录被删除。在删除航次之前，必须删除所有的港口记录。

 

2.1.5 币种维护

进入路径：『Basic Data』    『Financial』    『Currencies』

 

 

图2.1.5-1【币种、汇率查看、维护界面】

 

⊙新增币种：进入后，关闭当前汇率界面。点击工具栏的【Add】按钮，系统弹出币种汇率维护匡，在对话框标题下方选择【Currency】Tab页。如图2.1.5-2 所示。输入

☆[Currency Alias]币种代码

☆[Currency Name]币种名称

[Exchange Rate]兑本币基本汇率

☆[Country]使用国

输入后点击【Save】按钮即可。

 

图2.1.5-2【币种、汇率新增界面】

 

⊙新增汇率：在币种汇率维护匡，在对话框标题下方选择【Exchange Rate】Tab页，如图2.1.5-3。分别输入

☆[DEST CURRENCY]目标币种

☆[RATE]汇率

☆[EFFECTIVE DATE]生效日期

☆[DISABLE DATE]失效日期

☆[DEPT]使用部门、代理或公司

然后点击【Save】保存即可。

注：此处的汇率，是指1单位当前币种可以兑换成目标币种的数额。

 

 

图2.1.5-3【汇率维护界面】

 

⊙删除汇率：在币种汇率维护匡的汇率列表中(图2.1.5-3)，选中预删除的汇率记录，然后点击【Delete】删除即可。

注：不建议删除汇率记录，可以通过修改汇率的生效/失效时间来处理汇率的变动。

⊙删除币种：在该币种的所有汇率记录均已被删除的情况下，可以删除该币种。在币种汇率维护匡(图2.1.5-2)中，直接点击【Delete】按钮删除即可。

或者在图2.1.5-1中，在币种列表框中选中预删除的币种，然后点击【Delete】按钮删除即可。

注：不建议删除币种记录。

 

2.1.6 费用定义维护

进入路径：『Basic Data』    『Financial』    『Freight Definition』

 

图2.1.6-1【已维护费用名列表】

 

⊙新增费用定义：点击工具栏的【Add】按钮，系统弹出费用定义维护匡，如图2.1.6-2。界面各数据项说明如下：

☆[Freight Alias]中输入费用别名，这个费用别名用在海运费和港杂费的录入界面，以代替费用名的输入，在打印时系统会自动转化为费用名，该处不可为空；

☆[Freight Name]中输入费用名称；

☆[Freight Type]中选择费用大类型。本系统遵照财务规则，将费用分为六大类：海运费(Ocean Freight)、港杂费(Port Charge)、 回佣(Back Commission)、佣金(Commission)、代理费（Agency Fee）、内陆费(Inland Fee)，如Doc费用，是一笔独立的费用，但在财务核算时却把它作为海运费（所属的费用大类）来进行核算，这样便于财务上的管理；

[Pre/Ocean Vessel]中选择此费用属于前程船还是母船费用；一般不太使用。

[Pay Term]中选择付款方式，费用的付款方式是到付Collected还是预付Prepaid。

[Currency]中选择结算的常用币别。

[Unit Type]中选择根据什么计量方式付款，共分四种：根据提单(BL)，箱量(CTN)，重量(weight)，体积(Measure)。

[Unit]中根据选定的计量方式输入该计量方式的单位。

[Payer Type]中可以根据客户需求定义一般是什么类型的公司付款，一般不太使用。

[Beneficiary Type]中可以根据客户需求定义一般是什么类型的公司收款。一般不太使用。

☆[Native Name]中输入费用的中文名称。

☆[Small Type]中选择费用小类(费用的结算名字)；

输入后点击【Save】按钮即可。

 

 

图2.1.6-2【新增费用名维护对话匡】

 

⊙现有费用定义查看维护：在图2.1.6-1中选中要查看的数据定义文件，然后用鼠标双击该记录，即可弹出编辑界面。如图2.1.6-3。

 

 

图2.1.6-3【费用名维护对话匡】

 

    ⊙删除费用定义：在图2.1.6-1中，选中某条费用定义，点击【Delete】按钮删除即可。或是在图2.1.6-3中直接删除也可以。

 

2.1.7 银行维护

进入路径：『Basic Data』    『Financial』    『Banks』

 

 

图2.1.7-1【已维护银行列表】

 

⊙新增银行定义：点击工具栏的【Add】按钮，系统弹出银行定义维护匡，如图2.1.7-2。界面各数据项说明如下：

☆[Bank Alias]中输入银行别名，该处不可为空；

☆[Bank Name] 中输入银行名，该处不可为空；

[Native Name]银行本地名称；

[Phonel]银行电话；

[Address]银行地址；

[Exchange Days]现在不使用；

输入后点击【Save】按钮即可。

 

 

图2.1.7-2【新增银行数据】

 

⊙现有费用定义查看：在图2.1.7-1中选中要查看的数据定义文件，然后用鼠标双击该记录，即可弹出编辑界面。如图2.1.7-3。

 

 

图2.1.7-3【银行维护对话匡】

 

    ⊙删除银行定义：在图2.1.7-1中，选中某条银行定义，点击【Delete】按钮删除即可。或是在图2.1.7-3中直接删除也可以。

 

2.1.8 帐户维护

进入路径：『Basic Data』    『Financial』    『Banks Account』

 

 

图2.1.8-1【已维护账户列表】

 

⊙新增账户定义：点击工具栏的【Add】按钮，系统弹出银行定义维护匡，如图2.1.8-2。界面各数据项说明如下：

☆[Account Alias]中输入账户别名，该处不可为空；

☆[Account Name]中输入账户名，该处不可为空；

☆[Currency]账户币种；

☆[Bank Name]对应银行；

[Office]使用该账户对应的Office；

[Account Type]账户类型；

Currency区[Amount]当前金额；

Currency区[Init Amount]初始化金额；

[Deposit Type]账户存款类型；

☆[Accounts Number]帐号；

[Initialization Date]初始化使用日期；

Home Currency区[Amount]当前金额换成本币的金额；

Home Currency区[Init Amount]初始化金额换成本币金额；

[Remark]备注；

[As Default Bank Account]设置为默认账户；

输入后点击【Save】按钮即可。

 

 

图2.1.8-2【新增账户数据】

 

⊙现有帐户定义查看：在图2.1.8-1中选中要查看的数据定义文件，然后用鼠标双击该记录，即可弹出编辑界面。如图2.1.8-3。

 

 

图2.1.8-3【银行维护对话匡】

 

    ⊙删除帐户定义：在图2.1.8-1中，选中某条银行定义，点击【Delete】按钮删除即可。或是在图2.1.8-3中直接点击【Delete】按钮删除也可以。

 

2.1.9 办事处、代理维护

进入路径：『Basic Data』    『Organization』    『Offices』

 

 

图2.1.9-1【已维护办事处、代理列表】

 

⊙新增代理资料：点击工具栏的【New】按钮，系统弹出代理资料维护匡，如图2.1.9-2。在[BASIC INFO]页，界面各数据项说明如下：

☆[Alias]办事处、代理代码；

☆[ABBR]办事处、代理简称；

[Superior]该办事处、代理上级机构；

☆[Name]办事处、代理全名；

[Country]办事处、代理所在国；

[Native]办事处、代理当地名称；

[City]办事处、代理所在城市；

[TEL1]联系电话1；[TEL2]联系电话2；[TEL3]联系电话3；

[EMAIL1]联系邮件1；[EMAIL2]联系邮件2；

[Contact1]联系人1；[Contact2]联系人2；

[FAX1]联系传真1；[FAX2]联系传真2；

[Address]联系地址；

☆[Customer]对应客户编号(即将代理当往来帐的对象使用)；

[Type]设置为“Forwarder(货代)”“Carrier Agent(船东代理)”；

[B/L Contant]该代理在提单上显示的文本内容；

切换到[FINANCIAL]页，如图2.1.9-3。界面各数据项说明如下：

[HOME CURRENCY]该代理使用的本币币种；

[PC CURRENCY]该代理在操作费用上的使用的币种；

[FREIGHT CURRENCY]该代理在在海运费用上的使用的币种；

[COMPANY ID]该代理在行政上隶属公司；

[ACCOUNT COMPANY]该代理在财务结算上隶属公司；

[XCHG RATE OFFICE]该代理在汇率上引用的标准；

输入后点击【Save】按钮即可。

 

 

图2.1.9-2【新增代理资料－BASIC INFO】

 

 

图2.1.9-3【新增代理资料－FINANCIAL】

 

 

⊙现有代理、办事处资料查看：在图2.1.9-1右边的代理、办事处列表区域中，选中要查看的代理或是办事处，然后用鼠标双击该记录，即可弹出编辑界面。如图2.1.9-4。

 

 

图2.1.9-4【代理、办事处资料维护对话匡】

 

    ⊙删除代理资料定义：在图2.1.9-1中，选中某条代理定义，点击【Delete】按钮删除即可。或是在图2.1.9-3中直接点击【Delete】按钮删除也可以。

 

2.1.10 用户维护

进入路径：『Basic Data』    『Organization』    『Users』

 

 

图2.1.10-1【已维护用户列表】

 

⊙新增用户信息：点击工具栏的【New】按钮，系统弹出用户资料维护匡，如图2.1.10-2。在[BASIC INFO]页，界面各数据项说明如下：

☆[OFFICE]所属办事处、代理代码；

[SUPERIOR]直属上级用户；

[TITLE]岗位；

☆[USER ALIAS]用户简称；

[MOBILE]移动电话；

☆[PASSWORD]系统登录密码；

☆[NUSER NAME]用户名；

[TEL1]联系电话1；[TEL2]联系电话2；

[BIRTHDAY]用户出生日期；

[PAGER]个人主页；

☆[USER GRADE]用户等级(和客户设置的等级一致，控制用户能够操作的客户，只能操作低于用户等级的客户)；

[EMAIL1]联系邮件；

[MORE]其他资料；

[ACCESSION]进入公司时间；[DIMISSION]离开公司时间；

☆[Active User]该用户是否激活；

切换到[FINANCIAL]页，如图2.1.10-3。界面各数据项说明如下：

☆[GENDER]性别；

[ID CARD]身份证号码；

[GRADUATE]学历；

输入后点击【Save】按钮即可。

 

 

图2.1.10-2【新增用户资料－BASIC INFO】

 

 

图2.1.10-3【新增用户资料－PERSONAL】

 

⊙现有用户资料查看：在图2.1.10-1右边的用户列表区域中，选中要查看的用户，然后用鼠标双击该记录，即可弹出编辑界面。

⊙删除用户定义：在图2.1.10-1中，选中某个用户，点击【Delete】按钮删除即可。或是在图2.1.10-3中直接点击【Delete】按钮删除也可以。

 

2.1.11 用户查询

进入路径：『Basic Data』    『Organization』    『Users List』

 

 

图2.1.11-1【用户列表】

 

这是主要一个用户查询的功能。通过在“查询条件设置区”中输入条件，[OFFICE](所属办事处)、[User Name](用户名)、[Birthday From][To](出生日期起止时间范围)，然后点击【Apply】按钮即可在结果区中显示符合条件的用户。当然，如果任何条件都不输入直接点击【Apply】按钮，即查看所有的用户。

此查询提供了将结果导出为Excel表格的功能。查询得到相应的结果后，点击【Export】按钮，可以将结果保存成Excel文件。

 

2.1.12 客户查询

 

进入路径：『Basic Data』    『Organization』    『Customer List』

 

 

图2.1.12-1【客户列表】

 

这是主要一个客户查询的功能。通过在“查询条件设置区”中输入条件，[Customer Type](客户类型)、[Country](所属国家)、[Sales](所属销售人员) 、[Document By](所属办事处)，然后点击【Apply】按钮即可在结果区中显示符合条件的客户。当然，如果任何条件都不输入直接点击【Apply】按钮，即查看所有的客户，图2.1.12-1。

 

2.1.13 客户联系人查询

进入路径：『Basic Data』    『Organization』    『Users List』

 

 

图2.1.13-1【用户列表】

 

这是主要一个用户查询的功能。通过在“查询条件设置区”中输入条件，[OFFICE](所属办事处)、[Contact Name](联系人名)、[Birthday From][To](出生日期起止时间范围)，然后点击【Apply】按钮即可在结果区中显示符合条件的客户联系人。当然，如果任何条件都不输入直接点击【Apply】按钮，即查看所有的客户联系人。

此查询提供了将结果导出为Excel表格的功能。查询得到相应的结果后，点击【Export】按钮，可以将结果保存成Excel文件。

 

2.1.14 客户资料维护

进入路径：『Basic Data』    『Organization』    『Customer Maintenance』

⊙新增客户：

①、新增加基本信息：进入后点击菜单栏的【Add】按钮，系统清空维护界面，同时默认新增加的客户的类型为“SHP”，在

☆[Customer Alias]中输入客户的简称

☆[Type]中选择输入客户的类型(SHP：发货人；BRK：代理商；FWD：货代；EBR：代理；OTH：其他客户；WEB：网上客户；AIRL：航空公司；PIER：码头堆场；WHS：仓库)

☆[Customer Name]客户英文全名

☆[Native Name]客户中文全名

☆[Grade]客户等级(一般置为“A”)

☆[Address]客户英文地址

其他的信息可以酌情输入。在输入完这些数据后，点击界面中部偏右的按钮，系统将刚才您输入的信息组织成该客户常用的提单打印内容，其他的修改，您可以在按钮下方的“打印内容编辑匡”中编辑提单内容。维护完成后，点击【Check】按钮，系统自动检验是否有存在相同或是相似的客户，确认后点击【Save】按钮保存即可。

 

 

图2.1.14-1【客户维护界面】

 

②、增加其他信息：根据实际情况，您可能需要增加客户的其他资料，如该常用的发票抬头的等。点击客户维护基本界面的下方的，您可以切换到“客户扩展信息”页面，如图3-7。在[Invoice Title]输入客户常用发票抬头。

 

 

图2.1.14-2【客户扩展信息维护】

 

注：如果是在操作的过程中要添加新客户，在进入客户资料维护界面输入客户后，您需要刷新一下客户端的客户数据，操作的路径如下：『Basic Data』    『Refresh Basic Data』，进入后点击界面的【Refresh】按钮即可。

 

2.1.15 集装箱数据维护

进入路径：『Basic Data』    『Container Definition』

 

 

图2.1.15-1【集装箱参数维护】

 

⊙新增某箱型参数：点击工具栏的【Add】按钮，在列表的最末一行增加一个空白记录行待输入，然后分别输入参数：

[CONTAINER SIZE]箱尺寸；

[CONTAINER TYPE]箱型；

[WEIGHT]最大重量；

[BULK]最大体积；

[CONTAINER WEIGHT]箱体皮重；

⊙删除定义：在图2.1.15-1中，选中某条记录，点击【Delete】按钮删除即可。

 

2.1.16 数据字典维护

进入路径：『Basic Data』    『Dictionary』

数据字典是对在业务使用中需要规范的一些公共数据进行预先的统一定义，确保操作人员使用的数据是统一的、规范的，保证最终统计的数据是准确的。

这些数据也同系统的业务操作密切关联。这些数据一般在初始化的时候都已经维护了，不需要进行维护。

 

 

图2.1.16-1【数据字典参数维护】

 

数据的增加和删除很简单，主要就是【Add】和【Delete】按钮，就不在赘述。在列表中[DATA]是系统后台的编码数据，[DISPLAY LABLE]是显示给用户看的数据。

此操作手册里面主要解释一下数据字典中的几个主要的数据分类的意思。通过选择功能按钮栏的[Catalog]中的分类内容，可以选择相应的分类：

[BL ACC TYPE]提单附件。此处定义的是业务操作中，需要管理的所有备选单据。换一个说法就是，没有列在这边的，系统将不能对这些单据进行管理；

[CargoGroup]货物分类标准；

[Container Size]箱尺寸定义；

[Container Type]箱型定义；

[Country]国名定义；

[Currency Name]币种定义；

[Customer Type]客户类型定义；

[DOCUMENT]多单据单据名定义；

 

2.1.17 强制输入维护

进入路径：『Basic Data』    『Input Check』

强制输入维护是对在系统中输入业务数据的时候，对一些重要的业务数据进行强制输入校验的功能。这些规范，确保操作人员输入的业务数据是完整的，保证最终的业务数据是完整的。

这些数据同系统的业务操作密切关联。这些数据一般在初始化的时候都已经维护了，不需要进行维护。如果在Booking界面中有需要调整的必输项设置，请联系Joyplus的客服人员。

 

 

图2.1.17-1【强制输入参数维护】

 

2.1.18 基础数据刷新

进入路径：『Basic Data』    『Refresh Basic Data』

在基础数据中维护了客户、港口、航次等的数据后，如果要在前面马上使用，则需要使用者在当地的操作电脑中，进入这个菜单，点击里面的【Refresh】按钮，获取最新的数据。

 

第二节 系统设置

 

2.2.1 企业设置

进入路径：『System』    『Profile』    『Enterprise Profile』

“企业设置”中设置的参数，在初始化的数据库中已经设置完整，不需要进行其他的修改，此处不再针对这个界面做说明。

 

 

图2.2.1-1【企业设置参数维护】

 

2.2.2 办事处设置

进入路径：『System』    『Profile』    『Office Profile』

“办事处设置”中设置的参数，是影响该办事处的所有的操作人员、操作数据的重要参数。

一些参数的说明如下：

[Original Office]这边设置的参数是在业务中新增加一票业务的时候，Booking中相应位置[Original Office]默认的数据。选择本地办事处代码即可。

[Dest Office]这边设置的参数是在业务中新增加一票业务的时候，Booking中相应位置[Dest Office]默认的数据。可以不需要设置。

[Original Sales]这边设置的参数是在业务中新增加一票业务的时候，Booking中相应位置[Original Sales]默认的数据。

其他的设置要求，在业务操作中，可以联系Joyplus的客服人员以了解具体的使用。

 

 

图2.2.2-1【办事处设置参数维护】

 

2.2.3 用户设置

进入路径：『System』    『Profile』    『User Profile』

“用户设置”中设置的参数，是仅仅影响当前操作人员、操作数据的重要参数。

一些参数、功能按钮的说明如下：

【Set Password】修改用户自己的登录密码。

 

 

图2.2.3-1【用户设置参数维护】

 

2.2.4 数据修改权限设置

进入路径：『System』    『Profile』    『Right Profile』

“数据修改权限设置”中设置的参数，是规范一些重要的基础数据、基础参数，授权给相应的办事处来修改。换句话说，即使是某个用户在用户授权的地方获得了基础数据的修改权限，但是由于这个用户所在的“Office”没有相应的权限，该用户也不能修改。这一控制主要是满足多分支机构要求总部统一控制基础资源的需求。

在每项设置中，请选择本地Office的代码。

 

 

图2.2.4-1【数据修改参数维护】

 

2.2.5 用户缺省参数设置

进入路径：『System』    『Profile』    『Default Profile』

“用户缺省设置”中设置的参数，是为了方便一些操作、查询的系统使用而设置的。基本的设置原则，在所有TAB页中“Office”处设置为当前OFFICE代码，“PORT”处设置最常用的港口代码。

 

 

图2.2.5-1【缺省参数维护】

 

2.2.6 用户授权设置

在“系统配置”模块，客户主要的工作就是规范用户的权限。

进入路径：『System』    『Permissions』

进入后，系统默认进入[Operator]页，请切换到[Group]页。

系统关于权限方面的定义，是基于角色的的基础，所以基本的操作理念是这样的，先根据公司的实际情况规范角色，然后为角色赋予相应的权限，然后将用户对应到相应的角色即可。体现到系统的操作，也就是分成这样的两步：

①、建立新的角色，在系统中建立新的权限组：

点击图2.2.6-1界面上方的【New Group】按钮，在弹出的对话框中输入你要建立的权限组的名称，比如输入“ADMINISTRATOR”，输入后点击【OK】确认即可，在图2.2.6-1中的“角色列表区”中新出现您添加的新角色：ADMINISTRATOR。接下来就是给此角色赋权限。

 

 

图2.2.6-1【用户角色划分及角色权限】

 

选中该角色，然后点击界面中间的【Add Rights】按钮，系统弹出一个所有权限的列表，如图2.2.6-2，在“系统权限组”中选中相应的权限分类，然后在“系统权限组对应明细”就会出现该组对应的明细，在其中选择预赋予的权限，然后点击【OK】按钮即可。

 

 

图2.2.6-2【系统权限列表】

 

②、如此依次建立了各种得给角色，并给角色赋予了相应的权限后，下一步将是为用户分类了，就是将用户对应到相应的角色上。

在图2.2.6-1中，切换到[Operator]页，如图2.2.6-3。在“系统登记用户列表”中选择要授权允许登录的用户，然后双击或者点击，在“系统登录用户列表”中将增加这个用户，然后双击该用户，在弹出的“用户、权限组对应”对话框中，在右边的“权限组列表区”中选择相应的权限组，点击，相应的权限组进入到左边的区域，确认后点击【Close】按钮即可。

 

 

图2.2.6-3【用户权限维护】

 

 

图2.2.6-4【用户、权限组对应】

 

给用户赋予权限的工作这样就结束了。当然，如果你要将某一个用户的权限进行特殊的增减，可以通过『System』    『Permissions』直接进入，如图2.2.6-3，然后选中某用户，通过点击【Add Rights】添加特别的权限。如果要删除某权限，在选中某权限后，点击【Delete Rights】即可删除该用户的特定权限。如果您完全要禁止某用户登录(比如该用户已经离职了)，在图2.2.6-3中的“系统登录用户列表”中选中该用户，然后点击按钮,将该用户剔除即可。

2.2.7 系统日志

进入路径：『System』    『Audit』

这边记录的都是用户在系统操作的时候的一些系统自动记录的操作日志。供系统出现一些异常、或是数据错误的时候，数据恢复和校验之用。

 

 

图2.2.7-1【系统日志界面】

 

第三章

 

1.1 基础数据准备、系统配置及日常管理

1.2 业务操作

1.2.1 新增一票整箱业务

1.2.1.1 编辑单证数据

进入路径：『Business』    『Booking』

进入“Booking”界面后，系统进入该界面的“BOOKING”页。

①、编辑Booking页信息。

点击【Edit】按钮，选择下一级菜单中的“New”，新增一笔业务，如图3-13。新增加的时候，系统会将一些预设数据填入(这些预设的值可以根据公司的实际情况进行客户化的设置)。

根据委托单信息，在该界面编辑信息：

在“业务主信息区”输入[MB/L #]Master单号码(关单号)、[HB/L #]House单号码等；

在“Partner信息区”输入[Shipper]、[Consignee]、[Notify Party]；

在“路径信息区”输入[Discharge]卸货港、[Delivery]交货地；

在“箱量及交货条款信息区”输入箱量([FCL]下拉选项中的”F”、”L”、”E”分别代表整箱、拼箱和空箱)；

在“合作代理以及销售信息区”输入合作代理：[Origin Office]出货地代理，向Carrier订舱的单位，Master单上的Shipper；[Dest Office]目的地代理，Master单上的Consignee(出直单的时候可以不输)、[Origin Sales]销售人员(如果认为没有不要输入，可以默认以公司作为一个Sales)。其他的数据，可以根据实际情况输入，[Signee Office]第三方签单代理、[Dest Sales]指定货代理方的销售人员；

在“承运信息区”输入[Carrier]承运人，就是船公司，以及欲订船期，包括船名，航次和ETD等。

 

 

图3-13【单证编辑Booking页】

 

②、编辑DOCUMENT页信息

在“BOOKING”页编辑完信息后，通过界面下方左边的切换按钮，切换到“DOCUMENT”页，编辑其他单证信息，如图3-14。在“BOOKING”页中输入的信息都已经带到DOCUMENT页了，所有单证上打印的内容都体现在该页面。在这个页面，您可以根据实际单证的要求，修改任何数据，比如单证需要在港口后面跟上国家名，都可以在此修改。

 

 

图3-14【单证编辑DOCUMENT页】

在这里主要的编辑工作就是在“货物资料”区输入货物的[Mark]唛头等信息，在“Total Say”区域，点击，在弹出的对话框中可以选择描述的类型。

③、编辑DOCUMENT EXTEND页信息(如果需要)

如果需要，您可以在“DOCUMENT EXTEND”页添加多张的单证，这主要是为了满足三方贸易等特殊的单证要求。

通过界面下方左边的切换按钮，切换到“DOCUMENT EXTEND”页，编辑扩展单证信息，如图3-15。界面和“DOCUMENT”页是一样的。

首先，您需要在[Document]中选择添加的单证的类型，然后点击【Copy From Document】按钮，可以将“DOCUMENT”页中编辑的内容拷贝过来，然后进行必要的编辑即可。

 

 

图3-15【单证编辑DOCUMENT EXTEND页】

 

④、打印所需单证

所有的单证打印都可以通过点击【Print】按钮来实现。编辑好单证后，点击【Print】按钮，弹出打印模块对话框，如图3-16。在“打印分组列表”中选择打印组(一般从系统的哪个功能模块进入打印，系统会自动对应相应的打印模块组)，在“打印套板列表”中列出的该组模板列表中选择相应的单证模板，然后点击【Preview】即可预览，或者直接点击【Print】按钮打印。

 

 

图3-16【打印对话框】

 

1.2.1.2 编辑费用数据

在输入完单证数据后，需要输入费用数据。费用的数据分成在两个界面输入，美金费用在“OCEAN FREIGHT”界面中输入，本地费用(人民币费用)在“LOCAL CHARGE”中输入。

①、输入海运费

在单证界面，点击功能按钮区的【View More】下的二级菜单“Freight”，即可进入费用输入界面，或者按下键盘的“F6”快捷按钮，如图3-17。

 

 

图3-17【海运费费用编辑】

 

界面的上半区输入应收，下半区输入的是应付。直接用鼠标点击到应收费用输入区的费用名称输入匡，直接输入费用的简称，如要输入“OCEAN FREIGHT”，你只要输入“OF”即可，输入后，每按一次键盘的“Tab”键，输入的焦点就往后一位置。基本上每条应收费用记录您只是需要输入单价即可，如果您不知道单价，您还可以修改[QUANTITY]数量为“1”，然后在“UNIT PRICE”中输入总的金额即可，如果需要，您可以在[PAYER]中修改系统默认的应收款的对应客户。应付的费用记录页是一样这样输入。

输入后点击【Edit】下的【Save】，或者按下快捷键组合“Ctrl+S”保存数据。

②、输入本地费用

点击功能按钮区的【View More】下的二级菜单“Local Charge”，即可进入费用输入界面，或者按下键盘的“F7”快捷按钮，如图3-18。界面和【海运费费用编辑】界面基本是一样的，编辑页是一样的，您可以参考海运费的编辑方式。

 

图3-18【本地费用编辑】

 

1.2.1.3 编辑装箱信息

点击功能按钮区的【View More】下的二级菜单“CTN Load Plan”，即可进入装箱信息编辑界面，或者按下键盘的“F8”快捷按钮，如图3-19。

 

 

图3-19【装箱信息编辑】

 

在其中输入箱号和封号。如果你输入的柜号不符合校验的逻辑，系统将弹出一个提示匡，此时，如果您确认是错误的柜号的话，您可以点击【Retry】按钮重新修改，如果确认无误，您可以点击【Ignore】忽略。编辑完整后，点击功能按钮【Save】保存数据。

 

1.2.2 新增拼箱业务

拼箱的操作基本思想是这样的，先分别输入各个分单的单证和独立费用数据，然后制作一张总单，输入总体费用，输入箱号，最后进行拼箱操作，将分单拼入总单。

1.2.2.1 编辑分单单证数据及输入独立费用记录

拼箱的单证编辑和整箱基本是一致的，主要的单证编辑操作步骤如下：

①、新增并编辑分单数据

分单数据的编辑和整箱单证的编辑基本是一致的，只是在几个地方需要注意：

一、是在新增加的单证类型，系统都默认为整箱的类型，所以您需要改一下提单的类型，如图3-20，将“FCL B/L”改为“LCL B/L”；

二、是在分单中不用输入箱量的信息。

其它的数据，如货物的详细包装信息等，在“DOCUMENT”和“DOCUMENT EXTEND”中的编辑方式和整箱是一样的，您可以参考整箱]部分的内容，此处就不再赘述了。相应地，有几张分单，就要新增几份单证。

 

 

图3-20【拼箱分票编辑界面】

 

②、编辑分单独立费用数据

这里所说的独立费用，是指发生的费用仅仅和这一个分单业务有关系的费用，而不是那些和整个货柜有关系的费用。

在分单【BOOKING】界面，点击功能按钮区的【View More】下的二级菜单“Freight”，即可进入费用输入界面，或者按下键盘的“F6”快捷按钮，输入相应的应收和应付费用，操作的方式也是和整箱一样的。相同的，点击功能按钮区的【View More】下的二级菜单“Local Charge”，即可进入本地费用输入界面，或者按下键盘的“F7”快捷按钮。

 

1.2.2.2 新增并编辑总单数据及输入发生的总体成本费用

①、新增并编辑总单数据

总单数据的编辑和整箱单证的编辑基本是一致的，只是在一个地方需要注意，就是在新增加单证后，要将系统默认的“FCL B/L”的单证类型改成“Master B/L of LCL or SCL”，如图3-21。

 

 

图3-21【拼箱总票编辑界面】

 

②、编辑总单成本费用数据

总单中输入的费用，一般是指整体发生的费用，是同货柜中的所有货物有关系的费用。

在总单【BOOKING】界面，点击功能按钮区的【View More】下的二级菜单“Freight”，即可进入费用输入界面，或者按下键盘的“F6”快捷按钮，输入相应的应收和应付费用，操作的方式也是和整箱一样的。相同的，点击功能按钮区的【View More】下的二级菜单“Local Charge”，即可进入本地费用输入界面，或者按下键盘的“F7”快捷按钮。

1.2.2.3 拼箱操作

在输入完总单的单证数据后，即可进行拼箱的操作了。

在总单界面，点击功能按钮区的【View More】下的二级菜单“CTN Load Plan”进入装箱计划维护界面，进入后点击功能按钮【LCL】，如图3-22。

 

 

图3-22【拼箱操作编辑界面】

 

在“柜号输入区”输入柜号，然后在“未拼分单列表区”中选择要拼入该货柜的拼票，选中后点击，将货物数据提取到左边的“已拼分单列表区”，这时候在右边，对应的记录就变成红色的，如图3-23，点击功能按钮【Save】即可。

 

 

图3-23【拼箱操作编辑界面–已拼界面】

 

如果在保存之前发现误将错误的分单拉到左边的“已拼分单列表区”，您可以在此区选中改票，然后点击将货物从该货柜拉出来，这时候，右边对应的数据又变成了蓝色。

如果是有多个货柜进行拼箱，在将货物从右边的“未拼分单列表区”拉到左边的“已拼分单列表区”中的时候，一定要在“柜号输入区”中选好对应的柜号。

如果是出现一票货物分装在两个货柜中，就要根据实际装箱情况进行手工的拼箱了。在“柜号输入区”中选好对应的柜号，在“未拼分单列表区”选中改分单，然后将“未拼分单列表区”和“已拼分单列表区”之间的勾上，然后再点击，此时系统弹出一个分配对话框，如图3-24，在弹出的对话框中输入实际拼入的货物数量信息，然后点击【OK】。

 

 

图3-24【手工拼箱操作编辑界面】

 

1.2.2.4 总单费用分摊(根据实际的核算情况选择)

如果公司要将在总单中的总体费用分摊到每一个分单中，则需要这部分的内容。

在总单界面，点击功能按钮区的【View More】下的二级菜单“Freight Allocation”，如图3-25。

 

 

图3-25【费用分摊界面】

 

在此界面，点击，即可将“总成本费用项目列表”中的费用项目分摊到每票分单中，系统按照计费重进行分摊。

1.3 费用审核

在费用编辑界面，点击【Frt Audit】按钮，进入费用审核界面，只有经过审核确认的费用项目才能进入财务的核算体系中，如图3-26。

 

 

图3-26【费用审核界面】

 

在此界面，点击，将所有费用导入界面下方的审核确认区，然后点击界面中部的【Audit】按钮，系统弹出审核成功的提示匡，确认后系统将隐掉这些费用记录。如果您要单独审核某条费用记录，您可以点击，将该条费用数据导到“审核确认区”，然后点击【Audit】。

其次您还要确认是否还有其他费用未审核，点击功能按钮【All Freight】，系统列出所有其他还没有审核的费用记录，确认无误，然后把这些费用审核即可。

1.4 财务操作

输入的费用记录经过审核，产生了相应的账单进入了财务系统，财务即可对这些数据进行财务操作了。

1.4.1 开发票

1.4.1.1 新发票

进入路径：『Arp』    『Invoice』

进入后，系统提供的是一张空白的发票输入界面，如图3-27。

 

 

图3-27【发票编辑】

 

点击功能按钮【New】新增加一张发票，此时系统将弹出一个对话框，用以挑选账单，如图3-28，点击对话框的【Filter】按钮，在弹出的过滤条件选匡中输入筛选的条件，然后确认后，系统会将符合条件的账单列出来供选择。您在列表匡的[Select]列中选择发票账单，点击【OK】，系统退回到发票界面，同时写入您刚刚挑选的账单数据，输入帐户和发票号码，然后点击【Save】保存，如图3-29。

 

 

图3-28【发票账单】

 

 

图3-29【发票】

 

1.4.1.2 发票打印

在发票界面，点击【Print】按钮，系统自动进入发票打印的套版组，选择打印的发票，即可打印。

1.4.2 收款核销

收款核销，从简要来说，系统分成3步来完成的，首先是输入收款的银行转帐交易原始凭证(现金、支票)的资料，然后将实收款和前面输入的应收款帐单进行匹配，最后就是确认并核销。系统按照财务制度，将出纳和财务的分工在系统中予以体现。

1.4.2.1 登记收款原始凭证

进入路径：『Arp』    『Receipt Waste book』

进入后，点击功能功能按钮【New】，新增加一张实收款登记，如图3－30，按照实收款的内容登记相关的信息。

 

 

图3－30【新增实收款登记】

 

在[Found Type]选择收受款的类型(一共三种方式：Transfer为银行转帐，Check为实收支票，Cash为实收现金)、[Number]输入原始凭据的号码(转帐就是银行回单号码，支票就是支票号码，现金则由各个公司根据实际请款编号)、[Cashier Amount]实收金额、[Discount]银行手续费等扣除费用、[Amount]核销金额(＝[Cashier Amount] ＋ [Discount]，系统自动计算)、[Account of Receipt]收款的帐号，输入后点击【Save】保存即可，如图3－30。如果需要，还可在界面下方中输入该收款对应的发票号码，点击键盘的向下按键可以添加多条发票记录，如果后点击右边的【Save】按钮即可。

 

 

图3－30【已登记实收款数据】

 

1.4.2.2 实收款和应收帐单匹配

登记收款的资料后，点击登记界面的功能按钮【To Match】，进入匹配界面，如图3－31，在“应收帐单查询区”中该实收款欲核销的应收款帐单的输入查询条件，然后点击，系统将在“应收帐单列表区”中列出符合条件的帐单。您可以多次重复这样的操作，知道将所有的帐单筛选出来。如果需要将某天帐单剔除，您可以选中该记录，然后点击，在“应收帐单列表区”将该记录剔除。

 

 

图3－31【应收款匹配－选择应收记录】

 

选好帐单后，可以在“应收帐单列表区”的『Select』列中选择匹配的帐单。如果是要选中列表区所有的帐单，您可以点击列的表头，即在中点击一下，可以将所有的记录选中，如图3－32。

选好欲匹配的帐单，然后点击『Amount』列的表头，系统将实收款的金额逐条按照帐单的余额分配，然后点击功能按钮【Save】即可。

 

 

图3－32【应收款匹配－应收匹配】

 

如果是实收款的币种和应收记录的币种不一致，则在点击之前，您需要修改『Rate To AR Bill』中显示的汇率(帐单货币为目标货币)。

1.4.2.3 确认并核销

做完收款的匹配后，点击登记界面的功能按钮【ToStrike】，进入核销界面，如图3－32，点击功能按钮【Save】保存即可完成核销。如果出现实收款大于本次欲核销的应收款，余额应该转为预收款，点击界面的【To Advance】，然后在界面的“Receipt in advance”前面的复选匡中将显示为被选中状态，点击功能按钮【Save】保存即可。

 

 

图3－33【应收款核销】

 

1.4.3 付款核销

付款核销，从简要来说，系统分成4步来完成的，首先是制作付款申请，然后是对付款申请进行批复，对已经批复的付款申请付款，最后是确认并核销付款。

1.4.3.1 付款申请

进入路径：『Arp』    『Payment Request』

进入后，在“过滤条件区”中输入要挑选的应付帐单的过滤条件，然后点击，系统将符合条件的应付帐单列出来。您可以多次重复这样的操作，知道将所有的帐单筛选出来。如果需要将某天帐单剔除，您可以选中该记录，然后点击，在列表区中将该记录剔除，如图3－34。

 

 

图3－34【付款申请】

 

通过『Select』列您可以挑选欲申请的应付帐单，或者您可以点击列的表头，即在中点击一下，可以将所有的记录选中。选中后，在[BAT NO.]中输入申请单号码，然后点击功能按钮【Request】，即可完成付款申请，同时帐单的颜色也用红色标识，如图3－35。如果您没有输入对方客户的帐户，系统将提示您该信息为空，如果您确认可以不用输入，您可以点击弹出提示匡的【确认】按钮忽略。

 

 

图3－35【付款申请成功】

 

1.4.3.2 批复付款申请

进入路径：『Arp』    『Confirm Payment Request』

 

 

图3－35【付款申请批复】

 

进入后点击功能按钮【Filter】，在弹出的条件筛选对话框中输入条件(一般是通过请款单号码，即BAT NO.)，挑出某请款单。没有批复的情况单为红色。通过『Select』列您可以挑选欲申请的应付帐单，或者您可以点击列的表头，即在中点击一下，可以将所有的记录选中。选中后点击功能按钮【Confirm】，批复过的请款单记录变成黑色。

1.4.3.3 付款

进入路径：『Arp』    『Unpaid AP Bill』

进入后点击功能按钮【Filter】，在弹出的条件筛选对话框中输入条件(一般是通过请款单号码，即BAT NO.)，挑出某已经批复的请款单，如图3－36。

 

 

图3－36【已批复申请，未付款的帐单】

 

通过『Select』列您可以挑选欲申请的应付帐单，或者您可以点击列的表头，即在中点击一下，可以将所有的记录选中。选中后点击功能按钮【To Payment】，进入实付款界面，如图3－37，输入付款凭证资料，包括[Number]付款凭证号码、[Account of Payment]付款帐户等，然后点击功能按钮【Save】即可。

 

 

图3－37【付款】

 

1.4.3.4 付款核销

做完付款的后，点击登记界面的功能按钮【ToStrike】，进入核销界面，如图3－38，点击功能按钮【Save】保存即可完成核销。

 

 

图3－38【应付款核销】

 

1.4.4 预收款

预收款在系统中的处理，操作起来实很简单的，分为两步。

①、登记收款原始凭证

进入路径：『Arp』    『Receipt Waste book』

进入后，点击功能功能按钮【New】，新增加一张实收款登记，具体的操作，您可以参考3.5.2.1。

②、转预收款

进入路径：『Arp』    『Receipt Strike』

进入界面后点击功能按钮【New】，然后通过界面中间的小页面切换，切换到“Waste Book”页，点击【Filter】按钮，在弹出的筛选条件过滤匡中输入相应的过滤条件，将刚刚输入的收款记录调出来，如图3－39，然后点击【OK】确认。如果发现列表中存在其他的收款记录数据，可以选中该数据，然后点击【Delete】剔除。【Clear】则可以清除所有的界面上的记录。

 

 

图3－39【预收款核销－1】

 

然后点击界面的【To Advance】，然后在界面的“Receipt in advance”前面的复选匡中将显示为被选中状态，点击功能按钮【Save】保存即可。切换到“To Advance”页，这边显示新增加了一条预收款记录。

 

 

图3－40【预收款核销－2】

1.4.5 预付款

预付款在系统中的处理，操作起来和预收款是类似的，也是分为两步。

①、登记付款原始凭证

进入路径：『Arp』    『Payment』

进入后，点击功能功能按钮【New】，新增加一张实付款登记，输入[Number]付款号码、[Account of Payment]付款帐户、[Amount]付款金额德班嘎，然后在界面右上角的“付款类型”中请选择“PrePayment”，然后点击功能按钮【Save】即可，如图3－41。

 

 

图3－41【登记付款原始凭证】

 

②、转预付款

进入路径：『Arp』    『Payment Strike』

进入界面后点击功能按钮【New】，然后通过界面中间的小页面切换，切换到“Waste Book”页，点击【Filter】按钮，在弹出的筛选条件过滤匡中输入相应的过滤条件，将刚刚输入的收款记录调出来，然后点击【OK】确认。如果发现列表中存在其他的收款记录数据，可以选中该数据，然后点击【Delete】剔除。【Clear】则可以清除所有的界面上的记录。

然后点击界面的【To Advance】，然后在界面的“Payment in advance”前面的复选匡中将显示为被选中状态，点击功能按钮【Save】保存即可。切换到“To PrePayment”页，这边显示新增加了一条预付款记录，如图3－42。

 

 

图3－42【预付款核销】

 

1.4.6 预收款核销应收款

进入路径：『Arp』    『Receipt Strike』

进入界面后点击功能按钮【New】，然后通过界面中间的小页面切换，切换到“From Advance”页，在界面左上角的“Customer”中输入收取预收款的客户，然后点击界面下方的【List All】按钮，系统列出该客户的预收款记录，点击【OK】确认，如图3－43。

 

 

图3－43【预收款核销应收款–1 】

 

然后通过界面中间的小页面切换，切换到“AR Record”页，点击界面中央的【Filter】按钮，在弹出的筛选条件过滤匡中输入相应的过滤条件，将相应的应收款记录调出来，然后点击【OK】确认。

 

 

图3－44【预收款核销应收款–2 】

 

系统列出所有符合条件的应收款帐单，您在『Select』列中选中欲核销的帐单，然后点击功能按钮【Auto Strike】，系统将根据选中的帐单依次分配核销金额，完全核销帐单所剩金额(在『Strike Value』列可以手工修改本次核销的金额)。然后点击【Save】保存核销即可。

1.4.7 预付款核销应付款

进入路径：『Arp』    『Payment Strike』

进入界面后点击功能按钮【New】，然后通过界面中间的小页面切换，切换到“From PrePayment”页，在界面左上角的“Customer”中输入预付过款项的客户，然后点击界面下方的【List All】按钮，系统列出对该客户的预付款记录，点击【OK】确认，如图3－43。

 

 

图3－45【预付款核销－1】

 

然后通过界面中间的小页面切换，切换到“AP Record”页，点击界面中央的【Filter】按钮，在弹出的筛选条件过滤匡中输入相应的过滤条件，将相应的应收款记录调出来，然后点击【OK】确认，如图3－46。

 

 

图3－46【预付款核销－2】

 

系统列出所有符合条件的应收款帐单，您在『Select』列中选中欲核销的应付帐单，然后点击功能按钮【Auto Strike】，系统将根据选中的帐单依次分配核销金额，完全核销帐单所剩金额(在『Strike Value』列可以手工修改本次核销的金额)。然后点击【Save】保存核销即可。

1.4.8 应收款和应付款对冲

应收和应付的对冲核销，您最好先判断是哪方的余额较多，如果是应收的余额较多，就进入收款核销界面进行操作，反之则是在付款核销界面进行操作。

以下我们以收款余额为多的事例为例，说明操作。当付款余额为多，只是换一个界面，操作都是类似的。

 

进入路径：『Arp』    『Receipt Strike』

进入界面后点击功能按钮【New】，在“AP Record”页，点击【Filter】按钮，在弹出的过滤条件对话框中输入相应的查询条件，然后点击【OK】将符合条件的帐单应收帐单过滤出来，列在记录列表匡中。通过选中列表区中的帐单，点击界面下方的【Delete】按钮，可以剔除多余的帐单，如图3－47。确定所有的应付帐单都已经列出来后，点击【OK】按钮确认。

 

 

图3－47【应付和应收对冲－挑选应付帐单】

 

然后通过界面中间的小页面切换，切换到第一页“AR Record”页，点击界面中部的【Filter】按钮，在弹出的过滤条件对话框中输入相应的查询条件，然后点击【OK】将符合条件的帐单应收帐单过滤出来，列在记录列表匡中。点击界面中部的按钮，可以剔除多余的帐单，如图3－48。

 

 

图3－48【应付和应收对冲－挑选应收帐单】

 

点击功能按钮【Auto Strike】，系统将应付款帐单的总金额按照应收帐单的余额依次分配到各个帐单(在『Strike Value』列可以手工修改本次核销的金额)，但是总的金额应该和“AP Record”中的总金额是一致的。然后点击【Save】保存核销即可。